14.10.2021

Intendanzsekretariat/KBB

STELLENAUSSCHREIBEN

Im Dezernat Kultur, Schulen, Jugend und Familie ist im Bereich Theater (Theater im Pfalzbau) zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für die

Sachbearbeitung Sekretariat und Künstlerisches Betriebsbüro (m/w/d)
(Entgeltgruppe E 8 TVöD)

zu besetzen.

Aufgabengebiet

· Intendanzsekretariat führen, u.a. mit
· Gäste bewirten
· Beschwerden von Kund*innen beantworten oder weiterleiten
· Personalsachbearbeitung der Mitarbeitenden
· die monatlichen Stunden der Rahmenarbeitskräfte mit dem Bereich Personal abrechnen und zur Auszahlung bringen
· Tätigkeit der*des Zeitbeauftragten für alle Mitarbeitenden des Theaters durchführen
· Künstlerisches Betriebsbüro leiten, das bedeutet u.a.
· Aufführungen selbstständig organisieren
· Transfer/ Anreise planen
· Unterkunft buchen
· Catering organisieren
· Perdiems auszahlen
· Hausbetrieb organisieren
· Vorstellungs-/ Pausenzeiten abstimmen
· Saalordner*innen einbinden
· Planungs-Disposition nach der Grobplanung des Intendanten oder des Kuratoriums erstellen, die geführten Vertragsgespräche begleiten und die praktische Umsetzung der Vereinbarungen sicherstellen
· technische Disposition gemeinsam mit der Technischen Leitung erstellen
· zeitliche Abläufe im Pfalzbau disponieren, u.a. mit der Lukom abstimmen
· Protokolle der wöchentlichen Dispositions-Sitzungen beim Intendanten führen und bekannt machen
· Rechnungswesen bearbeiten, u.a. Vorarbeiten für diverse Verwendungsnachweise erledigen
· Ausgabe- und Einnahmelisten aus NSK bzw. dem theatereigenen Kassensystem, bezogen auf die jeweiligen Projekte erstellen
· Aufbereiten dieser Listen nach Vorgabe des Zuwendungsgebers
· Haushaltsmittel „Dienst- und Fortbildungsreisen“ sowie „Materialbeschaffung“ überwachen
· die Dienstreisen des Intendanten abrechnen
· Reisekosten und Catering der Gastgruppen über den Workflow und das Kassensystem NSK abrechnen.

Anforderungen

· erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenprüfung I oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren mit der Bereitschaft, die Angestelltenprüfung I abzulegen
· Erfahrungen im Sekretariat sind erwünscht
· EDV-Kenntnisse oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
· Bereitschaft auch an Wochenenden, Feiertagen und am Abend zu arbeiten
· großes Interesse an Tanz, Ballett und Schauspiel
· Einfühlungsvermögen im Umgang mit Künstler*innen sowie internationalen Gästen
· Grundkenntnisse über die Darstellenden Künste
· Fremdsprachenkenntnisse für die organisatorische Kommunikation mündlich/ schriftlich, mindestens eine Sprache Englisch, Spanisch oder Französisch.
· Stressresistenz in Belastungsphasen ist wünschenswert
· Gewissenhaftigkeit und Einsatzfreude
· freundlicher und hilfsbereiter Umgang mit Theaterkund*innen
· Bereitschaft, die Arbeitszeit und den Sommerurlaub flexibel einzubringen, wie es an einem Theater üblich ist
· Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“.

Beschäftigte der Stadt, die sich für dieses Aufgabengebiet interessieren, können sich unter Angabe der Kennziffer 3-12.302.2021 bis spätestens

30.10.2021

vorzugsweise per E-Mail an

Bewerbungen@Ludwigshafen.de

bewerben. Alternativ können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auch postalisch an den Bereich Personal senden.

Wir bitten, die Bewerbung kurz zu begründen sowie einen tabellarischen Lebenslauf und eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte beizufügen.

Bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt, ebenso Frauen, sofern und solange eine Unterrepräsentanz im Sinne des Landesgleichstellungsgesetzes vorliegt.

Für fachliche Fragen stehen Ihnen Herr Gersch, Tel. 0621/504-2046, und für Personalfragen Frau Bonfanti, Tel. 0621/504-2518, gerne zur Verfügung.

Theater im Pfalzbau

Berliner Straße 30
67059 Ludwigshafen

Tilman Gersch
Tel. 06215042046
E-Mail verfassen

Vertragstyp:
TVÖD

Berufsbereich:
Dramaturgie / Marketing / Presse / ÖA / KBB

Vertragsbeginn:
1.12.21/01.01.2022

Bewerbungsschluss:
30.10.2021